Installation 

Ai-je besoin d’installer Impal’Act sur mon ordinateur ?
Le logiciel Impal’Act est un logiciel qui fonctionne en mode Saas (Software as a Service).
Vous pouvez donc travailler depuis n’importe quel outil informatique dès lors que vous avez une connexion internet. Ainsi vos données sont sauvegardées sur un serveur autonome, minimisant ainsi les conséquences d’une défaillance de votre système informatique interne.

Abonnement

Que comprend l’abonnement ?
l'accès à vos dossiers pour un nombre illimité d'utilisateurs,
l’édition d’un nombre illimité de documents,
la sauvegarde quotidienne de vos données,
une assistance informatique,
des mises à jour régulières,
une bibliothèque de résolutions régulièrement enrichie,
un accès pour vos clients.

Peut-il y a avoir plusieurs utilisateurs connectés en même temps ?

Oui, vous pouvez créer un compte par utilisateur dans votre organisation, et chacun est libre de se connecter quand il en a besoin.

Est-il possible de restreindre l’accès d’une société en portefeuille ?

L’accès aux sociétés en portefeuille peut être contrôlé de plusieurs manières. L’administrateur peut donner aux autres utilisateurs qu'il définit un accès restreint (par exemple pour permettre à un client d'avoir accès à ses sociétés) ou un accès général du type "tout sauf" (par exemple pour des collaborateurs ne travaillant que sur une partie du portefeuille de sociétés du cabinet)

Mon client peut-il avoir accès à Impal’Act ?

Vous avez la possibilité de donner un accès à votre client grâce à la création d’un compte « utilisateur accès restreint ». Ce dernier ne pourra voir que la ou les sociétés qui le concernent et pourra répondre au questionnaire, notamment concernant le rapport de gestion. Il pourra en outre générer tous les documents et y apporter les modifications souhaitées. Votre client n’a pas besoin de souscrire un abonnement pour accéder à Impal’Act.

Transfert des informations permanentes des sociétés pour utiliser Impal’Act

Comment faire pour importer tout l’historique juridique et le dossier permanent des sociétés pour lesquelles je souhaite utiliser Impal'Act?
Le dossier permanent doit être saisi, cette saisie peut être déléguée à une assistante ou un collaborateur junior car ce sont des données simples, facilement identifiables à partir de l’extrait K-bis et des statuts. Le temps estimé pour saisir le dossier permanent est de 20 minutes par société. En quelques heures, voir quelques jours selon le nombre de sociétés à rentrer dans votre portefeuille, vous pouvez disposer de toutes les informations nécessaires pour commencer à rédiger vos procès-verbaux, rapport de gestion, etc….
Ces données n’ont à être saisies qu’une seule fois et peuvent être modifiées à tout moment.
S’agissant de l’historique des procès-verbaux, vous pouvez les exporter depuis votre poste fixe vers l’icône « dépôt de documents » et ainsi centraliser tous les documents pour une même société, évitant ainsi d’aller rechercher les documents dans une arborescence.

Est il possible de transférer les données chiffrées de la liasse fiscale?

Il est possible de transférer les chiffres directement via l'import des données du fichier EDI de la liasse fiscale.

Quels types de documents puis-je rédiger avec Impal’Act ?

Impal’Act vous permet de rédiger :
les procès-verbaux d’Assemblées Générales (ordinaire, extraordinaire ou mixte)
les procès-verbaux de décisions d’associé unique
les procès-verbaux de conseils d’administration ou de tout autre organe statutaire de direction,
les actes sous seing privé prenant acte de décisions unanimes des associés
les convocations
les pouvoirs
les feuilles de présence
les rapports des dirigeants
les rapports de gestion
les tableaux de synthèse des dividendes
les courriers aux Greffes,
les formulaires requis pour les formalités auprès des Greffes des Tribunaux de Commerce et les formulaires fiscaux.

Quels sont les décisions ou résolutions que je peux traiter avec Impal’Act ?

Grâce à la possibilité de rédiger des résolutions libres, Impal’Act permet la rédaction de tous les types de décisions des associés, résolutions d’assemblées générales ou d’organes collégiaux de direction.

Puis-je enregistrer et modifier les documents générés sur mon poste fixe ?

Oui tous les documents que vous rédigez via l’application sont générés en version Word donc modifiables et enregistrables sur votre poste fixe.

Comment sont conservées les informations saisies si je quitte l’application ?

Toutes les informations saisies et enregistrées sont conservées si vous quittez l’application ou interrompez votre travail. Ainsi lorsque vous revenez sur le logiciel, inutile de tout ressaisir,
vous pouvez reprendre votre travail et modifier, à votre gré, les informations saisies.

Puis je générer plusieurs fois les documents ?

Oui vous pouvez générer les documents en autant d’exemplaires que vous  le souhaitez.

Une fois les documents signés par les intéressés, comment puis-je les conserver sur Impal’Act ?

Vous pouvez scanner les documents signés, les enregistrer sur votre poste fixe et les exporter vers Impal’Act en cliquant sur l'icône « dépôt de documents ». Pour chaque nouveau dossier créé sur Impal’Act, une rubrique est créée et en cliquant sur le bouton « sélectionner » vous pouvez rechercher vos documents dans votre arborescence et les enregistrer en cliquant sur « envoyer » puis « enregistrer ».

Comment puis–je rédiger un procès-verbal d’assemblée générale qui ne concerne ni une approbation de comptes ni des changements statutaires guidés ?

En utilisant l’icône « autres résolutions », vous pouvez rédiger toutes les résolutions nécessaires à la réalisation des opérations les plus complexes. La Bibliothèque Impal'Act peut vous y aider.

Approbation des comptes annuels

Les comptes annuels d'une société comprennent le bilan, le compte de résultat et l'annexe. Ils doivent être établis à la clôture de chaque exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire.

Pour les SARL, EURL, SAS, SELARL, SELEURL, SELAS et certaines SNC, ainsi que pour les sociétés étrangères, les comptes annuels font l'objet d'un dépôt au Greffe du Tribunal de Commerce du lieu d’immatriculation de la société dans le mois qui suit la tenue de l'assemblée générale qui les a approuvés, soit dans un délai de 7 mois maximum à compter de la clôture de l'exercice concerné.

Que dois-je déposer au greffe du Tribunal de commerce ?

Les documents varient en fonction de la forme sociale de la société

SARL, EURL, SELARL, SELEURL, SNC :
une copie certifiée conforme par le gérant du Bilan, du Compte de résultat et des Annexes (+ inventaire pour les EURL dont le Gérant n’est pas l’associé unique)
Un exemplaire de l’extrait de la résolution d’affectation de résultat certifié conforme par le gérant
Une copie du Rapport du ou des Commissaire(s) aux comptes, le cas échéant

SAS, SASU, SELAS, SELASU :
une copie, certifiée conforme par le Président du Bilan, du Compte de résultat et des Annexes
Un exemplaire de l’extrait de la résolution d’affectation de résultat certifié conforme par le dirigeant
Une copie du rapport de gestion certifié conforme par le Président
Une copie du rapport du ou des Commissaire(s) aux comptes, le cas échéant

Comment déposer les comptes annuels ?

Par courrier :
en adressant les documents demandés en LRAR au Greffe du Tribunal de Commerce compétent accompagné d’un chèque établi à l’ordre du « Greffe du Tribunal de commerce de [ressort d'immatriculation de la société]

En ligne : En vous connectant sur le site www.i-greffes.fr

Où trouver l’adresse du Greffe compétent ?

En consultant le site www.infogreffe.fr et la rubrique « les greffes »

Quel est le montant du chèque à adresser au Greffe pour un dépôt des comptes annuels par courrier ?

Dépôt de comptes sociaux : 47,70 euros TTC
Dépôt de comptes consolidés + comptes sociaux : 95,40 euros TTC

Bibliothèque de résolutions

Il y a de deux types de bibliothèques :
- la « Bibliothèque personnelle » que vous pouvez compléter avec vos propres résolutions
- la « Bibliothèque Impal’Act » qui met à votre disposition des modèles de résolutions.

L’utilisation de la Bibliothèque Impal’Act est totalement libre.

Mode d’emploi des bibliothèques
En cliquant sur l'icône « Autres résolutions » apparaissent les onglets suivants :
- « Résolutions libres »,
- « Bibliothèque personnelle »
- « Bibliothèque Impal’Act »
Si vous cliquez sur « Résolutions libres », cliquez sur « ajouter une résolution » et complétez les rubriques.
Si vous souhaitez utiliser les résolutions des « Bibliothèques », survoler la résolution souhaitée et cliquez sur « utiliser » puis adaptez les résolutions proposées en modifiant et complétant les résolutions pré-rédigées.

Archivage

Il est possible d’archiver une société, en cliquant dans le dossier  permanent puis « archiver ». Une fois archivée vous avez la possibilité de la désarchiver et vous retrouverez toutes les informations initialement saisies.

Sécurité et Confidentialité

L'ensemble des composants web et du stockage des données est stocké et archivé en France, sur des serveurs dédiées, qui ne font pas partie d'un "Cloud". 

Nous avons plusieurs procédures de réplication qui assurent une résilience importante face aux aléas techniques.

Tous les échanges avec le site sont cryptés à l'aide d'un certificat 256 bits, qui assure une excellente protection contre les tentatives d'écoute des connexions.